Obeya è un termine giapponese il cui significato letterale è “grande stanza”. Obeya, però, non rappresenta solo un luogo fisico, riservato ai dipendenti per incontrarsi e prendere decisioni, ma un vero e proprio strumento di Lean Manufacturing.

Viene introdotta per la prima volta da Takeshi Uchiyamada (Presidente del consiglio di amministrazione di Toyota) alla fine degli anni Novanta durante il progetto della nuova Toyota Prius: la prima automobile ibrida benzina-elettrica al mondo prodotta in serie. L’obiettivo di Uchiyamada era portare i dipendenti fuori dai loro uffici, in una posizione centrale dove potessero incontrarsi, discutere di informazioni chiave e risolvere problemi urgenti.

L’idea alla base di questa metodologia, infatti, è abbattere le barriere che impediscono ai dipendenti di collaborare e condividere informazioni in tempo reale. Prima della sua introduzione, il Chief Engineer aveva il compito di incontrare tutte le persone responsabili per la realizzazione di un progetto, impiegando gran parte del proprio tempo spostandosi da un ufficio all’altro.

Per il progetto Prius, Uchiyamada decise di approcciarsi alla situazione in modo diverso, ovvero riunendo, in una grande sala riunioni, un gruppo di esperti in varie materie per tenere sotto controllo l’avanzamento del programma stabilito. In questo modo, non solo viene migliorata la comunicazione diretta, ma anche il processo di consenso dal momento che, nella stanza, sono già presenti tutte le persone coinvolte.

Il nuovo metodo portò cosi ad una drastica riduzione dei tempi di attraversamento evitando al contempo tutti gli errori tipici della mancanza di comunicazione, come informazioni incomplete e disallineamenti interni.

Con il passare degli anni l’Obeya Room si è evoluta ospitando, oltre agli ingegneri più importanti, tutto il team a supporto dell’intero processo di progettazione. Successivamente l’Obeya ha visto partecipi anche persone esterne, come i fornitori, che lavorano insieme al team per raggiungere gli obiettivi nel più breve tempo possibile. In questo modo si è raggiunto un altro risultato, all’inizio forse sottovalutato: grazie alla presenza di persone esperte, come i Chief Engineer, è possibile la formazione in tempo reale anche di giovani figure di ingegneri che lavoravano a stretto contatto con loro.

L’Obeya come concetto può essere accomunato alle tradizionali “War Room” utilizzate in epoca bellica per discutere strategie militari grazie a mappe e schemi di attacco. Contiene, infatti, grafici e diagrammi visivi che descrivono tempistiche del progetto, progressi, problemi riscontrati e contromisure utilizzate.

Questi strumenti visual vengono disposti attorno alle pareti della stanza tramite l’utilizzo di lavagne: ogni persona del team è incaricata di seguire una parte specifica del progetto, ha a disposizione una propria sezione della stanza/lavagna ed ha anche la responsabilità di mantenerne costantemente aggiornati i dati e i contenuti. Entrando in un’Obeya Room è possibile dedurre immediatamente moltissime informazioni, quali, ad esempio: lo stato di avanzamento del progetto rispetto al programma, grafici del design, risultati della valutazione dei prodotti, informazioni sulla qualità, manodopera a disposizione, stato finanziario del progetto e altri indicatori di prestazioni di avanzamento.

Qualsiasi deviazione dal programma viene riscontrata immediatamente e, grazie alla presenza di tutto il team, può essere risolta nel più breve tempo possibile. Man mano che vengono risolti i principali problemi riscontrati durante il progetto e trovate le contromisure, l’Obeya termina la sua esistenza e le squadre tornano alle loro solite responsabilità e ad una comunicazione più formale.

Come si evince, quindi, l’Obeya Room diventa un collettore non solo di dati ed informazioni ma, soprattutto, di idee e capacità di risolvere problemi in maniera condivisa. Grazie alla sua architettura che mette al centro le persone, l’Obeya rende chiare e semplici le informazioni più importanti, necessarie ad una gestione efficace ed efficiente delle commesse. In altre parole, oltre ad essere un potente strumento di gestione, diventa anche un potente mezzo di coinvolgimento delle persone e di sviluppo della loro attitudine a lavorare insieme per raggiungere un obiettivo condiviso.

 

Giammaria Zanella, consulente area Controlling EY SEI SFIDA 4.0