Spesso le riunioni in azienda vengono considerate una perdita di tempo che sottrae risorse al “vero lavoro”. Questo perché spesso non si dà il giusto valore a questa preziosa attività che dovrebbe essere considerata un’opportunità per confrontarsi con i colleghi, discutere di progetti, affrontare problematiche, individuare i passi successivi da compiere per portare a termine il lavoro in tempo e altro ancora. Se strutturate efficacemente, le riunioni possono diventare un potente strumento decisionale, di coordinamento e di condivisione di idee e prospettive.

Il costo di una riunione non va identificato solo con la valorizzazione del tempo ipotetico che i partecipanti dovranno investire in riunione, ma devono essere considerati anche i tempi di preparazione della riunione da parte del gruppo di lavoro che organizza l’incontro, i ritardi da parte dei partecipanti e le tempistiche investite a riallineare tutti coloro che si presentano impreparati all’oggetto dell’incontro e alla ricerca di informazioni e strumenti performanti: con queste considerazioni è quindi semplice calcolare quanto costi ad un’azienda una riunione e di quale beneficio ne trarrebbe se si riuscisse a recuperare una parte di questo tempo.

Le riunioni dovrebbero avere lo scopo di creare un ambiente “protetto” in cui il gruppo di lavoro possa stare distante dalle frenetiche richieste quotidiane e concentrarsi su un argomento preciso: per questo motivo è importante assicurarsi di seguire alcuni passaggi che possano rendere l’incontro più snello e produttivo raggiungendo una soluzione condivisa dal gruppo.

Personale adeguato – Per raggiungere un risultato positivo è fondamentale individuare le persone giuste e far capire a ciascuno il proprio ruolo:

  • organizzatore della riunione:
    • prima della riunione deve identificare gli obiettivi, l’ordine del giorno, le tempistiche e fornire ai partecipanti gli strumenti necessari ad una corretta preparazione (dal materiale propedeutico ai collegamenti necessari in caso di riunione virtuale)
    • durante la riunione dovrà farsi garante della buona riuscita dell’incontro richiamando all’ordine chi non rispetta l’ordine del giorno, evitando che i partecipanti siano disturbati (anche dal cellulare aziendale), ma soprattutto stimolando tutti a partecipare condividendo i propri pensieri ed idee
    • dopo la riunione deve fornire le annotazioni a tutti i partecipanti, riassumendo le informazioni chiave, i prossimi passi e il “chi fa che cosa ed entro quando”
  • partecipanti:
    • prima della riunione devono prepararsi adeguatamente sia sull’argomento che verrà trattato che sul ruolo richiesto durante la riunione (fornitore, cliente, specialista dell’argomento, ecc.)
    • durante la riunione devono rimanere concentrati sull’argomento (spegnere i cellulari e i pc) e lasciarsi coinvolgere dall’organizzatore della riunione cercando di non divagare su argomenti importanti, ma che non fanno parte del focus dell’incontro
    • dopo la riunione è necessario verificare il documento di sintesi fornito dall’organizzatore e far in modo di rispettare le condizioni del “chi fa che cosa, entro quando”

Riunirsi negli spazi giusti – Gli spazi per le riunioni possono avere la stessa importanza di una sessione di lavoro efficace ed efficiente. Anche se è apprezzabile disporre di sedie confortevoli, una giusta illuminazione e attrezzature audio e video correttamente funzionanti, è ancora più importante creare condizioni che si avvicinino al concetto di Obeya room ovvero di un ambiente di lavoro che:

  • assicuri la riservatezza e faciliti la concentrazione, permettendo di focalizzarsi esclusivamente su quel determinato argomento/progetto
  • renda facilmente visibile le informazioni più importanti relative all’argomento
  • assecondi il principio del “toccare con mano” portando nella stanza esempi concreti di quanto si sta dicendo (progetti, documenti, video, ecc.) o già delle ipotesi di lavoro da utilizzare unicamente per stimolare la conversazione ed avere un punto di partenza su cui ragionare.

Quando è possibile oltre alla visualizzazione tangibile dei dati, dei documenti e dei piani di lavoro, spesso è possibile toccare con mano le cose, invece che limitarsi a raccontarle o interpretarle. La forza comunicativa degli oggetti fisici e del contatto reale è molto più forte della comunicazione virtuale; vedere e toccare le cose permette di comprenderle molto più facilmente che immaginandole soltanto.

  • migliori la qualità della comunicazione diminuendo le distanze fisiche che ci sono tra i diversi membri del gruppo. Anche se sembra una considerazione banale, azzerare le distanze fisiche tra membri di una riunione aiuta e facilita la comunicazione oltre che prevenire incomprensioni. Per esempio durante una call non si riescono a percepire o interpretare le mimiche facciali che spesso possono portare a sdrammatizzare una situazione o renderla ancora più ostile

In estrema sintesi, per rendere le riunioni uno strumento effettivamente utile e sfruttarne tutte le potenzialità è necessario effettuare progressivamente almeno i seguenti tre passi:

  1. allenare gli organizzatori e i partecipanti a fare riunioni rispettando i ruoli definiti
  2. creare ambienti dedicati che forniscano a tutti adeguati supporti informativi e visuali
  3. sollecitare e monitorare costantemente che le persone stiano portando avanti quanto concordato durante la riunione e che non se ne occupino solo il giorno prima dell’incontro

 

Manuel Agnellini, consulente area Controlling EY SEI SFIDA 4.0